Praxissoftware wechseln
Praxissoftware wechseln, ohne den Praxisbetrieb anzuhalten.
Ein Wechsel der Praxissoftware bedeutet für eine ästhetische Selbstzahler-Praxis: Patientenstammdaten übernehmen, Behandlungspakete, Rechnungsvorlagen und Aufklärungsdokumente neu einrichten, Abrechnung und Kartenzahlung umstellen. Mit NuvaFace Practice läuft das als begleitetes Onboarding binnen 14 Werktagen, parallel zum bisherigen System; in der Regel ist eine Praxis in zwei bis vier Wochen vollständig produktiv.
299 € netto im Monat im Basis-Tarif, alle Module. Für ästhetische und privatärztliche Selbstzahler-Praxen, bewusst ohne GKV-Abrechnung.
14 Werktage
begleitetes Onboarding: Pakete, Vorlagen, Dokumente, Kartenzahlung
2 bis 4 Wochen
bis die Praxis in der Regel vollständig produktiv ist
CSV, JSON, PDF/A
Export jederzeit, 7-Tage-Fenster nach Vertragsende
Datenschutz ab Tag 1
AVV und § 203 StGB gelten schon in der Testphase
Warum Praxen wechseln
Wann ein Wechsel der Praxissoftware fällig ist.
Die Entscheidung fällt selten wegen eines einzelnen Features. Meist sind es vier Zustände, die zusammenkommen und Zeit kosten, die in der Behandlung fehlt.
Die Verrechnungsstelle nimmt Prozente
Abrechnungsdienste berechnen einen Anteil jeder Rechnung. Mit steigendem Privatumsatz wächst der Betrag mit, der Aufwand für die Praxis bleibt.
Die Kassen-PVS passt nicht zur Ästhetik
Systeme für die GKV-Praxis kennen weder standardisierte Foto-Dokumentation noch Umsatzsteuer-Wahl je Rechnung. Vieles läuft daneben in Excel und Ordnern.
Vier Insellösungen statt eines Systems
Ein Tool für Termine, eins für Fotos, eins für Rechnungen, eins fürs Lager. Daten werden doppelt gepflegt, Fehler entstehen beim Übertragen.
Der Server steht noch im Hinterzimmer
Updates, Backups und Zugriff von unterwegs hängen an einem Gerät in der Praxis. Eine deutsche Cloud nimmt der Praxis die Wartung ab.
Der Wechselablauf
Wie läuft der Wechsel der Praxissoftware ab?
Vier Schritte, von der Testphase bis zum Abschalten des Altsystems. Der Praxisbetrieb läuft die ganze Zeit weiter, weil beide Systeme nebeneinander arbeiten dürfen.
- 1
Parallel testen
Sie registrieren sich, signieren den Lizenzvertrag digital und arbeiten 30 Tage mit vollem Funktionsumfang neben dem bisherigen System. Das DSGVO-Vertragswerk gilt ab dem ersten Tag.
- 2
Stammdaten übernehmen
Patientenstammdaten kommen per CSV-Import aus dem Bestandssystem. Was sich darüber hinaus strukturiert exportieren lässt, prüfen wir vorab an Ihrem Export.
- 3
Begleitetes Onboarding
Behandlungspakete, GoÄ-konforme Rechnungsvorlagen, Anamnese und Einwilligungen, Kartenzahlung über Ihren Stripe-Account: eingerichtet binnen 14 Werktagen, in enger Abstimmung.
- 4
Umstellen und Altsystem abschalten
Nach zwei bis vier Wochen arbeitet das Team vollständig in NuvaFace Practice. Den Export aus dem Altsystem sichern Sie für die Aufbewahrungsfristen.
Datenübernahme
Was bei der Datenübernahme mitkommt, und was wir vorher prüfen.
Patientenstammdaten werden importiert, Vorlagen und Pakete im Onboarding neu aufgebaut. Im Basis- und Premium-Tarif ist der Datenimport Teil der Einrichtung (499 € Setup + 999 € Datenimport (einmalig)). Wir versprechen keine Übernahme, die wir nicht an Ihrem Export geprüft haben.
Wird übernommen oder eingerichtet
- Patientenstammdaten per CSV-Import
- Behandlungspakete und Preislisten (im Onboarding angelegt)
- GoÄ-Rechnungsvorlagen mit Ihrem Praxis-Branding
- Anamnese- und Aufklärungsdokumente, eigene PDFs hochladbar
- Kartenzahlung über den eigenen Stripe-Account
- Online-Buchung mit Widget für Ihre Praxis-Website
Prüfen wir vorab an Ihrem Export
- Behandlungshistorien und Altrechnungen aus Fremdsystemen
- Foto-Archive aus anderen Programmen
- Kalender-Altbestand (Google-Kalender-Synchronisation und iCal-Import sind eingebaut)
Patientenakte nach dem Import, mit Demo-Daten.
Privatabrechnung ohne Verrechnungsstelle
Kann ich die GoÄ-Abrechnung selbst machen?
Ja. NuvaFace Practice führt Sie durch die Rechnung, von der Ziffer bis zur bezahlten PDF. Was eine Verrechnungsstelle zusätzlich leistet, nämlich Vorfinanzierung und Ausfallschutz, ersetzt eine Software nicht. Die Rechnung schreiben Sie selbst, in der Regel direkt nach der Behandlung.
- Über 1.000 GoÄ-Ziffern mit geführter Rechnungserstellung
- Steigerungsfaktor, Begründungsfelder und Analogziffern im Entwurf
- Umsatzsteuer je Rechnung: Privatrechnung oder medizinische Leistung
- Kostenvoranschlag, Quittung und PDF-Rechnung im Praxis-Branding
- Kartenzahlung am Terminal, Zahlung wird der Rechnung zugeordnet
- DATEV-Export für den Steuerberater
NuvaFace Practice unterstützt den Abrechnungsprozess und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Beispielrechnung
Verrechnungsstelle oder Software: was kostet was?
Öffentliche Vergleichsportale nennen für Abrechnungsdienste Gebühren von rund 0,65 bis 3 % des Rechnungsbetrags, effektiv mit Nebenkosten 2,5 bis 5 %, dazu teils Mindestgebühren je Rechnung. Wir rechnen mit 2,5 % als mittlerem Wert.
- Annahme: Privatliquidation je Monat
- 25.000 €
- Verrechnungsstelle bei 2,5 %
- 625 € /Monat
- NuvaFace Practice Basis, alle Module
- 299 € /Monat
Beispiel mit Annahmen, keine Zusage. Gebührenspannen laut medizinio.de und abrechnungsstelle.com (Stand 11/2025), Anbieterkonditionen weichen ab. Nicht enthalten: Vorfinanzierung, Ausfallschutz, Ihre Arbeitszeit für die Rechnungserstellung. NuvaFace-Preis netto zzgl. USt., stand: 07/2026, einmalig 499 € Setup + 999 € Datenimport (einmalig).
Kein Lock-in
Wer wechselt, will wissen, wie er wieder herauskommt.
Die Frage nach dem Ausgang stellen wir lieber selbst, bevor Sie sie stellen müssen. Ihre Daten gehören Ihnen, vertraglich und technisch.
Export jederzeit
Patienten, Behandlungen und Rechnungen als CSV, JSON und PDF/A, ohne Antrag.
7-Tage-Fenster
Nach Vertragsende ist ein Exportfenster von sieben Tagen vertraglich zugesichert.
Deutsche Cloud
IONOS Frankfurt, tägliche Backups, TLS, Audit-Logging. Kein Server in der Praxis.
Vertragswerk inklusive
AVV (Art. 28), TOM (Art. 32), Subprozessoren-Liste, § 203 StGB, ab Tag 1 der Testphase.
Monatliche Abrechnung, Mindestlaufzeit 12 Monate ab Vertragsbeginn; die Testphase endet ohne Aktivierung automatisch.
PVS-Alternative im Vergleich
Die Alternativen im direkten Vergleich.
Wer wechselt, vergleicht. Wir nennen auch die Fälle, in denen das andere System besser passt.
NuvaFace vs tomedo
Allgemeine Apple-PVS mit Kassenabrechnung gegen reine Ästhetik-Cloud.
Vergleich lesen
NuvaFace vs AesthOS
Breiter Funktionsumfang mit 2.900 € Setup gegen transparente Monatspreise.
Vergleich lesen
Alle Vergleiche
Treatflow, Clinicminds, Clinicore, Pabau und Zenoti im Überblick.
Vergleich lesen
Häufige Fragen
Praxissoftware wechseln: kurz beantwortet.
Stand: 07/2026
Wie läuft der Wechsel der Praxissoftware ab?
In vier Schritten: Sie starten die 30-tägige Testphase parallel zum bisherigen System, wir übernehmen die Patientenstammdaten per Import, richten im begleiteten Onboarding Behandlungspakete, GoÄ-Rechnungsvorlagen, Dokumente und die Kartenzahlung ein (binnen 14 Werktagen), danach arbeiten Sie vollständig in NuvaFace Practice. In der Regel ist eine Praxis in zwei bis vier Wochen produktiv.
Wie kommen meine Bestandsdaten in NuvaFace Practice?
Patientenstammdaten werden aus dem Bestandssystem als CSV importiert. Im Basis- und Premium-Tarif ist der Datenimport Teil der Einrichtung (499 € Setup + 999 € Datenimport (einmalig)). Behandlungspakete, Rechnungsvorlagen und Ihre Aufklärungsdokumente legen wir im Onboarding gemeinsam an. Welche weiteren Daten sich aus Ihrem bisherigen System strukturiert übernehmen lassen, prüfen wir vor dem Wechsel anhand eines Exports.
Kann ich die Privatabrechnung ohne Verrechnungsstelle selbst machen?
Ja. NuvaFace Practice führt Sie durch die GoÄ-Rechnung: über 1.000 Ziffern, Steigerungsfaktor und Begründungsfelder, Analogziffern, Umsatzsteuer je Rechnung wählbar, Kostenvoranschlag, Quittung und PDF im Praxis-Branding, dazu Kartenzahlung am Terminal und DATEV-Export für den Steuerberater. Was eine Verrechnungsstelle zusätzlich bietet, nämlich Vorfinanzierung und Ausfallschutz, ersetzt eine Software nicht. Die Software unterstützt den Abrechnungsprozess und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was kostet eine Verrechnungsstelle im Vergleich?
Verrechnungsstellen und Abrechnungsdienste berechnen einen Anteil des Rechnungsbetrags. Öffentliche Vergleichsportale nennen Spannen von rund 0,65 bis 3 % (medizinio.de) beziehungsweise effektiv 2,5 bis 5 % inklusive Nebenkosten (abrechnungsstelle.com, Stand 11/2025), dazu teils Mindestgebühren je Rechnung. NuvaFace Practice kostet pauschal 299 € netto im Monat im Basis-Tarif, unabhängig vom Umsatz. Ob sich das für Sie rechnet, hängt von Ihrem Privatumsatz ab und davon, ob Sie eine Vorfinanzierung brauchen.
Ist NuvaFace Practice monatlich kündbar?
Die Abrechnung erfolgt monatlich per SEPA-Lastschrift oder Karte, die Mindestlaufzeit beträgt zwölf Monate ab Vertragsbeginn, also ab Ende der Testphase. Die 30-tägige Testphase selbst endet automatisch, wenn Sie nicht aktivieren; es ist keine Kündigung nötig. Ein Upgrade ist jederzeit möglich, eine Herabstufung zum Laufzeitende.
Was passiert, wenn ich später wieder wechseln möchte?
Ihre Daten gehören Ihnen. Sie exportieren Patientendaten, Behandlungen und Rechnungen jederzeit selbst als CSV, JSON und PDF/A. Nach Vertragsende ist ein Exportfenster von sieben Tagen vertraglich zugesichert. Einen Lock-in gibt es nicht.
Kann ich parallel zum alten System testen?
Ja, das ist der empfohlene Weg. In der 30-tägigen Testphase steht der volle Funktionsumfang bereit, und das DSGVO-Vertragswerk (AVV nach Art. 28, Verpflichtung nach § 203 StGB) gilt ab dem ersten Tag. Sie dürfen also schon im Test rechtmäßig mit echten Patientendaten arbeiten und beide Systeme nebeneinander laufen lassen.
Worin unterscheidet sich NuvaFace Practice von einer klassischen Kassen-PVS?
NuvaFace Practice ist bewusst auf das Selbstzahler-Geschäft nach GoÄ spezialisiert und verzichtet auf GKV- und KV-Anbindung. Dafür bringt es mit, was Kassen-PVS meist nicht abdecken: standardisierte Vorher-Nachher-Foto-Dokumentation, digitale Einwilligung mit versiegelter Signatur, Umsatzsteuer-Wahl je Rechnung, Warenwirtschaft mit Chargen und eine Online-Buchung für die Praxis-Website. Es läuft als deutsche Cloud ohne Installation und ohne eigenen Server.
Vertiefung
Ratgeber zum Wechsel.
Mehrere Behandler oder Standorte? Dann lesen Sie weiter für Kliniken und MVZ. Noch am Anfang? Zum Einstieg in die ästhetische Medizin.